こんにちは。ノマド家族のぱぱぞん（@nomadkazoku）です。
現在、私達家族は2023年の海外移住を目指し、準備を進めています。
マレーシアのビザの取得のため英文の「出生証明」「婚姻証明」が必要となりました。
ネットを調べてみた結果、日本には同様の書類がなく「戸籍謄本」の英訳を日本側の役場と提出国の大使館の両方で認証をもらうことで代用できることがわかりました。
この作業は、主に行政書士といった国家資格のある方に2~3万円程度で依頼するのが一般的ですが「戸籍」を赤の他人に見られるのは少し気が引けます…。
そこで、少し不安はありましたが、海外移住の思い出のひとつとして、自分で英訳にチャレンジしてみることにしました。
結果、戸籍謄本の入手から2日間程度の作業で認証まで完了させることができました。
今回の記事では「戸籍謄本を自分で英訳」した体験についてご紹介します！
戸籍謄本を自分で英訳する４つの手順
戸籍謄本の英訳の流れは、次の４ステップです。
①戸籍謄本を取得
②英訳書類＋宣言書を作成
③公証役場に提出
④大使館に提出
ちなみに私の場合、運良く３日間で完了！
【１日目】戸籍謄本を取得
【２日目】英訳＆レイアウト調整
【３日目】公証役場→大使館をはしご
実際に自分で英訳をしてみた結果、
英語力で次の２つのスキルが必要になることがわかりました。
★Word編集スキル → 英訳書類をレイアウトするのに必要
★英語筆記体 → 英文書類のサインに必要
Wordの編集作業が苦手な方は、英訳作業ごとは行政書士さんにお願いしたほうが良いかも？
英語の筆記体は、事前に少し練習しておけば大丈夫です。
それでは各ステップをひとつずつ解説します。
戸籍謄本を取得
戸籍謄本を取得する方法は、大きく３つあります。
①直接役場の窓口に行く
②代理人(家族)が窓口に行く
③郵送/ダウンロードで取得する
①、②の方法なら、数百円の手数料で即日入手することができます。
③に関しては、各自治体により対応状況が異なるので、ご自身の本籍地の役場のWEBサイトなどで、利用可能なサービスを確認してみて下さい。
戸籍謄本は、個人とその家族の詳しい情報をまとめた「本編」のようなもので、戸籍抄本はその「要約版」のようなものです。
婚姻証明や出生証明で必要なのは、ビザ取得者と家族の関係性の証明ですので、基本的には「戸籍謄本」が必要になります。
英訳書類＋宣言書を作成
戸籍謄本を英訳する流れは、次の７ステップです。
①戸籍謄本の表をWordで再現する
②戸籍謄本の項目を英訳する
③戸籍謄本の個人情報を英訳する
④内容を確認する
⑤内容を確認してもらう(自分以外)
⑥宣言書を書く
⑦英訳文＋宣言書を印刷する
①〜③の「英訳作業」に関して、
・配偶者ビザのレシピ
・戸籍謄本(全部事項証明)の英語翻訳・英訳のサンプル・見本・テンプレート
などの行政書士さんのサイトの英訳例を参考に英語に翻訳しましょう！
テンプレートもダウンロードできますが、戸籍謄本は経歴により項目が変わるので、ほとんどの場合は、記載項目やレイアウトの微調整が必要になると思います。
④、⑤の「内容確認」に関して、
特に個人情報部分を重点的に二重三重にチェックをしましょう！
公証役場では、英訳の間違いを指摘されることはあれど、誤字などがないことを保証するサービスではないため、最悪間違いが見つかった場合、手続きをやり直すハメになってしまいます。
余裕があれば、確認用段階でも一度印刷してチェックしておきましょう！
⑥に関して「宣言書」では、
・翻訳者(自分)が日英翻訳に精通していること
・添付書類の名称
について、真実かつ正確であることを宣言する書類です。
「宣言書」のテンプレートは、丸の内公証役場のものを使用させて頂きました。
参考）私文書認証の委任状・宣言書サンプル「翻訳に関する宣言書」
「宣言書」には、直筆で書く必要のある箇所が3箇所あります。
・日付
・サイン(筆記体がベター)
・名前(楷書体)
これらの記入は、”当日”公証人の目前で直筆するのがベターなので、空欄のままにしておきましょう！
公証役場に提出
東京都内の場合、全部で45箇所の公証役場があります。
参考）東京法務局 公証役場一覧
その他の地域の方もご自身のお住いの地域の公証役場を探しましょう！
近さを優先してもよいのですが、私は次の理由で「渋谷公証役場」を利用しました。
・渋谷は予約なしで最短当日対応も可能
・マレーシア大使館が渋谷にある
最寄りの公証役場は「事前予約」が必須で、受付から３営業日ほど予約が埋まっているとのこと…渋谷は予約ができないのですが、当日受付に来た順番で対応してくれます。
公証役場では、書類を提出後、公証人のデスクに呼ばれてその場でサインをします。
サインは、筆記体で書かないと認められにくいそうですので、できれば事前に「ご自身の名前の筆記体」を練習しておいて下さい。
私は筆記体がかけず、下に漢字の名前を併記する羽目となりました^^;
現地での作業時間は10分程度で、混雑がなければ待ち時間含め1時間以内に認証完了します。
手数料は、合計で11,500円(基本5,500円+外国文加算6,000円)でした。
大使館に提出
公証役場で認証された書類を提出する国の大使館に提出し「領事認証」をもらいます。
ここでの費用は、600円。
インターホンを押して「領事認証」が欲しい旨を伝えて中にはいり、入館手続きをして下さい。
中に受付があるので「領事認証」の申込書に必要事項を記入すると、引換券(想定引き渡し時間)が受け取れます。
あとは、指定の時間に訪問すれば、書類を受取ることができます。
領事認証は、通常は翌営業日の提出となり、翌日に再訪する必要があります。我が家は当日空いていたためか、運良く当日受け取ることができました。一緒に並んでいた行政書士さんっぽい方は、書類と一緒にレターパックを提出していたので、お願いすれば書類完成後の郵送もできるかもしれません。
我が家の弾丸認証ツアー
渋谷公証役場とマレーシア大使館が徒歩圏内で混雑のない平日朝イチを狙ったので、6時間ほどで「領事認証」までゲットできました！
徒歩20分ほどなので、渋谷の散歩がてらちょうど良い運動になります！
結論 お金を払って任せちゃっても全然良い
今回の記事では「戸籍謄本を自分で英訳」した体験についてご紹介しました！
「戸籍謄本」を第三者に見せることがあまり気持ちよくないという方には「自力で英訳する」の一択かもしれませんが、”英訳ミスのリスク”や”現地訪問の手間”を考慮すれば、2~3万円の手数料は決して高くはないサービスだなと実感しました。
1日でも早く書類が必要！
どうしてもお金を節約したい！
自力で海外移住感を盛り上げたい！
マレーシア大使館に一度入ってみたい！
といった方々は、自分で英訳してみても良いかもしれません。
そうでない方は、普通に行政書士さんにお願いするのが安心だと思います。
ではまた！
関連｜無犯罪証明書とは？東京都民は警視庁
就労ビザでは必要ありませんでしたが、無犯罪証明書は都道府県の警察本庁(東京は警視庁)で取得する必要があります。
